EFSS refererer til et softwareprogram, der giver virksomheder mulighed for at administrere filsynkronisering og deling på tværs af forskellige enheder og personer i og uden for arbejdsområdet. Ifølge TechTarget er der fordele, hvor EFSS-tjenester giver personale mulighed for at dele og arbejde på dokumenter, fotos og videoer fra forskellige gadgets, hvorimod it-afdelinger giver kontrol over sikkerhed og compliance af data.
Cloud vs On Premises-løsninger
Cloud-baserede og lokale løsninger giver klare fordele for virksomhedsfilsynkronisering og -deling (EFSS):
Cloud EFSS:
- Opsætning og vedligeholdelse af metrikken er også forholdsvis let.
- Bernoulli na pribliziennosti dostupnych toho dread side chytac internetu
- Automatisering af opdatering og backup.
- Pay-as-you-go prismodel
- Tredjeparts datalagring – Risiko og udfordring for sikkerheden
EFSS på stedet:
- Bilejer Saiden Group mistede fuld kontrol over data og infrastruktur.
- Meget individuelt i forhold til en bestemt virksomheds behov
- Det skal også opfylde strenge datareguleringsstandarder
- Højere forudgående omkostninger for hardware og it-medarbejdere
- Denne enhed tilbyder ikke rig fjernadgang.
En lang række virksomheder anvender hybride tilgange, som giver mulighed for fleksibilitet i cloud-løsninger, samtidig med at der opretholdes en stram regulering af informationen inden for virksomhedens vægge. Ved at bruge denne tilgang kan organisationer opnå fordelene ved begge modeller, samtidig med at de undgår deres gener.
Sikkerhedsfunktioner og kryptering
EFSS sikrer specifikt topsikkerhed, der effektivt beskytter virksomhedsoplysninger. Privatliv er en hjørnesten i EFSS-sikkerhed med mange udbydere, der tilbyder proprietær AES 256-bit-kryptering til data på lager og SSL/TLS-protokoller til data under overførsel. Multi-faktor autentificering gør brugeren endnu mere sikker, og granulær adgangskontrol betyder, at administratorer har næsten præcision på, hvem der har adgang til hvad i systemet.
EFSS-platforme har datatabsforebyggelse (DLP), revisionslogfiler og ransomware for at beskytte data mod en eller anden form for trussel. Nogle af de eksisterende løsninger er File Cloud, der gav support til FIPS 140-2-overholdelse, når det var nødvendigt for forbedrede sikkerhedsforanstaltninger. Funktioner som Alfabet, der fjerner data fra mistede enheder og indstiller en udløbstid for delte links, er også værdifulde værktøjer inden for datasikkerhed. Disse omfattende sikkerhedsforanstaltninger gør det muligt for organisationer at opnå kontrol over den delte information, mens de dyrker effektiviteten ved deling af dokumenter inden for gruppen.
Integration med forretningsapplikationer
Det skal også bemærkes, at moderne EFSS-løsninger nemt kan integreres med flere andre forretningsapplikationer for at øge ydeevnen. De fleste EFSS-platforme tilbyder API’er, plugins og mobilapplikationer, som kan integreres med andre organisationssystemer i organisationen.
Denne integrationsevne gør det muligt for organisationer at:
- Forbind EFSS med produktivitetspakker som Microsoft Office eller Google Workspace for samarbejde i realtid
- Bruges som en dokumenthåndteringsløsning ved at linke til Active Customer Relations Management (CRM) løsninger til filtilknytning og synkronisering til kundeprofiler
- Link til projektstyringsværktøjer for at centralisere dokumentlagring og versionskontrol
- Integrationen af yderligere funktionalitet i rammerne for ECM-systemer giver gode udsigter til forbedring af styringen af dokumentets livscyklus, hvilket tillader en forbedring af konceptet EFSS.
- Applikation tillader overførsel af filer sikkert inden for andre meddelelses- og samarbejdsværktøjer såsom Slack eller Microsoft Teams
Hvis organisationer derfor skal implementere effektive EFSS-løsninger, skal disse integreres med kerneforretningsapplikationer, da dette binder systemet pænt til, hvad en medarbejder sandsynligvis vil bruge i løbet af sit arbejde og sikrer, at de nyeste versioner af filer er altid tilgængelige i disse applikationer.
Maksimering af EFSS-fordele
Fordelene ved Enterprise File Sync and Share (EFSS) løsninger kan bedst udnyttes ved hjælp af følgende:
- Træning af brugere: Træn medarbejderne til at dele filer, og sørg for, at de ved, hvordan de skal gemme filer ordentligt og har god praksis for versionskontrol for et bedre samarbejde.
- Tilpasselige arbejdsgange: Tilpas EFSS-funktionalitet til afdelingernes specifikke behov (dvs. automatiseret filrouting eller godkendelsesprocesser).
- Mobiloptimering: Spørg brugen af mobile apps, der giver mulighed for on-the-go adgang og synkronisering fra flere enheder.
- Standardrevisioner: Udfør en foruddefineret revision af brugertilladelser, delte links og lagerbrug for at holde tingene sikre og spare overudnyttelse af ressourcer.
- Integration med nuværende værktøjer – Brug API’er til at forbinde EFSS med andre forretningsapplikationer, hvilket giver et problemfrit arbejdsmiljøøkosystem.
Implementering af disse strategier vil give virksomheder mulighed for at øge produktiviteten, bedre administrere data og skabe et mere samarbejdende arbejdsmiljø, alt imens de holder deres sikkerhedsposition op.
Fordele ved decentraliseret synkronisering
Fordele ved at bruge decentraliseret filsynkronisering over centraliserede cloud-lagringsløsninger:
- Mere privatliv og kontrol: Da filerne opbevares på brugernes enheder i stedet for på tredjepartsservere, kan brugerne nyde fuldstændigt privatliv og behøver ikke at bekymre sig om datakrænkelse.
- Større fejltolerance: Decentraliseret synkronisering er mere modstandsdygtig over for fejl eller nedbrud, hvilket betyder, at der ikke er et enkelt fejlpunkt. Selvom én enhed gør det offline, er andre enheder tilgængelige, som filerne kan tilgås og deles med.
- Hurtigere tværgående lokalt: Enheder, der er tilsluttet det samme netværk, er i stand til at synkronisere direkte uden at dirigere forbindelsen gennem eksterne servere, hvilket reducerer forsinkelsen i overførsel af filer markant.
- Nem udvidelse: den tilgængelige lagerplads og overførselshastigheden øges blot ved at øge antallet af enheder på netværket uden nødvendigvis at foretage ændringer i strukturen af det centrale system.
- Billig: Der er ikke behov for cloud storage-abonnementer, da denne metode udnytter de lagerpladser, der findes i brugernes enheder.
Ikke desto mindre har brug af en decentral synkronisering alle disse fordele, ofte er afvejningen mængden af indledende arbejde samt styring af ressourcer, som normalt udføres i centraliserede løsninger. Men for de organisationer, der er høje på databeskyttelse og dataresiliens, overgår fordelene ved at gøre det det meste af tiden disse forbehold.
Hvad synes du?
Related articles
Partner med os for omfattende
IT sikkerhed
Vi besvarer gerne alle spørgsmål, du måtte have, og hjælper dig med at finde ud af, hvilken af vores tjenester der passer bedst til dine behov.
Dine fordele:
- Kundeorienteret
- Uafhængig
- Kompetent
- Resultatdrevet
- Problemløsning
- Gennemsigtig
Hvad sker der nu?
Vi aftaler et opkald, når det passer dig
Vi laver en opdagelses- og rådgivningsmåling
Vi udarbejder et forslag